Von der Frage, was ein W-9 Formular ist und wofür es verwendet wird, bis hin zur Frage, wie Sie es herunterladen und ausfüllen können, finden Sie hier eine klare und praktische Einführung. Wenn Sie ein W-9 Formular elektronisch speichern und einreichen, müssen Sie das Formular mit einem PDF-Editor wie SwifDoo PDF unterschreiben und datieren.
Was ist ein W9 Formular?
Ein W-9 Formular heißt offiziell "Request for Taxpayer Identification Number and Certification" (Antrag auf Steuerzahler-Identifikationsnummer und Zertifizierung). Es wird normalerweise von Arbeitgebern angefordert, um Informationen von Einzelpersonen oder Unternehmen anzufordern, die sie einstellen, und nicht vom Arbeitnehmer. Der Arbeitgeber benötigt das Formular, um der eingestellten Person ein Formular 1099-MISC auszustellen und die 1099 bei der IRS einzureichen. So kann die IRS erfahren, wie viel Einkommen der Zahlungsempfänger (die angestellte Person) verdient und seine Steuerschuld bestimmen.
Das IRS W-9 Formular wird von der angeheuerten Person oder dem Zahlungsempfänger ausgefüllt und dann vom Arbeitgeber oder Zahler entgegengenommen und aufbewahrt. Es wird nicht an die IRS gesendet.
Die wichtigsten Angaben, die auf einem W-9 Formular 2018-2024 erforderlich sind
- Der Name des Zahlungsempfängers
- Name der Firma
- Bundessteuerliche Klassifizierung: Einzelperson/Einzelunternehmer oder LLC mit nur einem Mitglied, C Corporation, usw.
- Postadresse
- Steueridentifikationsnummer (TIN) des Zahlungsempfängers: Sozialversicherungsnummer (SSN) oder individuelle Steuerzahleridentifikationsnummer (ITIN)
- Code des steuerbefreiten Zahlungsempfängers: Geben Sie an, dass der Zahlungsempfänger von der Quellensteuer befreit ist.
- Unterschrift und Bescheinigung
In der Abbildung unten sehen Sie, wie ein leeres ausfüllbares W-9 Formular aussieht. Nach dem ausfüllbaren Teil des Formulars finden Sie 5 Seiten mit Anweisungen zum korrekten Ausfüllen Ihres W9 Formulars 2024.
Wofür wird ein W-9 Formular verwendet?
Der Zweck des W-9 Formulars besteht darin, identifizierbare Steuerinformationen von einer Einzelperson oder einem Unternehmen für einen bestimmten Zweck bereitzustellen oder zu sammeln. Die Anfragenden können die Informationen auf dem Formular für die Abgabe von Steuererklärungen (z. B. 1099-Formulare) an die IRS verwenden. Hier sind 4 Anwendungsfälle für das W9 Formular.
Einkommensmeldung an die IRS: Wenn ein Unternehmen einem Auftragnehmer in einem Steuerjahr mehr als 600 $ zahlt, wird das Unternehmen den Auftragnehmer auffordern, ein ausgefülltes W-9 Formular einzureichen. Der Grund dafür ist, dass das Unternehmen die Steuerinformationen auf dem Formular benötigt, um das Formular 1099 für die Meldung des an Sie gezahlten Einkommens an die IRS einzureichen.
Verhinderung des Steuerrückbehalts: Das Steuerformular W-9 kann auch verwendet werden, um einen Steuerrückbehalt für den Zahlungsempfänger zu vermeiden. Zahlende Unternehmen müssen unter Umständen Quellensteuern für die IRS einbehalten, wenn sie Einkommenssteuern erhalten. Wenn Ihr Unternehmen vom Steuerrückbehalt befreit ist, verhindert die Angabe der Befreiungsinformationen auf dem Formular, dass der Zahler Steuern einbehält.
Anforderung von Finanzkontoinformationen: Finanzinstitute können auch IRS W-9 Formulare verwenden, um ihre Kunden um Informationen zu bitten.
Erlass von Schulden oder Darlehen: Ein weiterer Zweck eines W-9 Formulars besteht darin, den Erlass von Schulden, Studentendarlehen oder anderen Transaktionen abzuschließen. Wenn Ihre Schulden erlassen werden, müssen Sie ein Formular W-9 bereithalten, das Sie an den Gläubiger senden. Der Gläubiger wird dann das Formular 1099-C ausfüllen und die Schulden erlassen.
Latoria Williams, die Geschäftsführerin von 1F Cash Advance, sagt: "Dieses Formular enthält Angaben wie die Daten des Schuldners, den Betrag der erlassenen Schulden, das Datum des Erlasses und den Grund für den Erlass. Der Gläubiger muss außerdem das zutreffende Kästchen ankreuzen, wo das identifizierbare Ereignis steht, das zum Schuldenerlass geführt hat."
Wenn die Zahlung des Zahlungspflichtigen an den Empfänger, der kein Arbeitnehmer ist, während eines Steuerjahres weniger als 600 Dollar beträgt oder die Zahlung nicht mit einem Geschäft oder Handel zusammenhängt, ist somit kein W9 Formular erforderlich.
Wer fordert ein ausgefülltes W9 Formular an
Anhand der oben genannten Anwendungsfälle lässt sich leicht feststellen, dass die Person oder das Unternehmen, das Sie bezahlt und die Meldungen an die IRS einreichen muss, ein ausgefülltes W9 Formular verlangen werden. Auch Banken oder Finanzinstitute können das Steuerformular von ihren Kunden verlangen. Der Anforderer wird das Formular nicht einreichen, sondern aufbewahren.
Wer muss ein W9 Formular ausfüllen
Personen, die für das Ausfüllen eines W-9 Formulars verantwortlich sind, sind normalerweise Selbständige, einschließlich unabhängiger Auftragnehmer, Freiberufler, Gig-Arbeiter und Berater. Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen ein IRS W-9 zum Ausfüllen schickt, hat er Sie wahrscheinlich als eine der genannten Rollen eingestuft. Je nach Ihrer Unternehmensstruktur müssen Sie auf dem Formular die bundesstaatliche Steuerklassifizierung als Einzelunternehmen, Gesellschaft mit beschränkter Haftung (LLC), C-Corporations oder eine andere Position auswählen.
Laden Sie das kostenfreie W-9 Formular 2024 herunter
Wenn Sie ein W-9 Formular 2022 oder 2023 für Ihren Arbeitgeber vorbereiten und einreichen müssen, gehen Sie auf die Webseite des IRS, der amerikanischen Finanz- und Steuerbehörde. Dort können Sie das W-9 Formular kostenlos herunterladen und die entsprechenden Anweisungen durchlesen. Das W-9 Formular 2018-2022 verwendet das gleiche PDF-Dokument und kann ausgefüllt werden. Dasselbe gilt für das Formular 2023. Oftmals erhalten Sie das Formular vom Antragsteller, ohne es selbst herunterladen zu müssen.
Wie füllt man ein W-9 Formular aus?
Sie können das Formular W-9 auf Papier oder elektronisch ausfüllen. Um die Arbeit auf Papier zu erledigen, drucken Sie das leere Formular aus und tragen die erforderlichen Informationen von Hand ein. Dann scannen Sie das Formular in eine PDF-Datei, um es zu versenden oder zu archivieren. Um Ihr W-9 Formular 2024 elektronisch auszufüllen, folgen Sie den nachstehenden Schritten.
Schritt 1: Klicken Sie mit mit rechts auf das heruntergeladene W9 Formular und wählen Sie Öffnen mit, um es in Chrome oder einem anderen Browser zu öffnen;
Schritt 2: Klicken Sie auf das leere Feld in Zeile 1 und geben Sie Ihren Namen ein, wie er in Ihrer Steuererklärung angegeben ist;
Schritt 3: Geben Sie in Zeile 2 Ihren Firmennamen ein, wenn Sie unter einem Firmennamen tätig sind;
Schritt 4: Klicken Sie in Zeile 3 auf ein entsprechendes Kästchen und kreuzen Sie es an, um Ihre Bundessteuerklassifikation auszuwählen;
Schritt 5: Geben Sie Ihren Code für den befreiten Zahlungsempfänger an, falls vorhanden, um anzugeben, dass Sie nicht der Quellensteuer unterliegen;
Schritt 6: Geben Sie in Zeile 5 und 6 Ihre Postanschrift mit Straße, Ort und Postleitzahl an;
Schritt 7: Geben Sie die Daten des Antragstellers an oder nicht;
Schritt 8: Geben Sie Ihre Taxpayer Identification Number (TIN) (Steuernummer) ein;
Schritt 9: Speichern Sie das korrekt ausgefüllte W9 Formular 2022 oder 2023, drucken Sie es aus, unterschreiben und datieren Sie das Formular unter Teil II und senden Sie es dann an den Antragsteller.
Der beste PDF-Editor zum Hinzufügen von Unterschrift und Datum zu Ihrem W-9 Formular
Wenn Sie Ihr IRS W-9 Formular 2022 direkt unterschreiben und datieren möchten, ohne es auszudrucken, verwenden Sie den PDF-Editor SwifDoo PDF. Mit dieser praktischen Anwendung können Sie einem W-9 Formular PDF Textfelder hinzufügen und mühelos Text eingeben. Öffnen Sie einfach das Formular in der PDF-Software und wählen Sie "Anmerkungen" > "Tippmaschine". Klicken Sie dann auf das entsprechende Feld, um das Datum einzugeben.
Mit SwifDoo PDF können Sie außerdem mühelos elektronische Unterschriften in Text- oder Bildform zu einer PDF-Datei hinzufügen. Werfen Sie einen Blick auf die Kurzanleitung.
Schritt 1: Ziehen Sie Ihr W9 Formular 2022 per Drag & Drop in den PDF-Editor, wählen Sie unter Schutz die Option Signatur und klicken Sie auf Neue Signatur erstellen;
Schritt 2: Wählen Sie, ob Sie eine Bildunterschrift hochladen oder eine handschriftliche Unterschrift erstellen möchten, und klicken Sie auf OK;
Schritt 3: Platzieren Sie Ihre Unterschrift an der richtigen Stelle und passen Sie die Größe an.
Bei Bedarf können Sie SwifDoo PDF verwenden, um das PDF des W-9 Formulars mit einem Passwort zu schützen vor unerwünschtem Zugriff oder Bearbeitung. So kann nur der Antragsteller Ihre Informationen öffnen und einsehen. Die Software verfügt über viele weitere Werkzeuge für den Umgang mit PDFs. Wenn Sie häufig mit PDF-Dokumenten arbeiten, wird SwifDoo PDF Sie produktiv machen.
Mehr Wissen über W9
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie sich die W9 Formulare von anderen Formularen unterscheiden, finden Sie hier einige Informationen, die Ihnen weiterhelfen.
W-9 vs. 1099
Der Unterschied zwischen W-9 und 1099 besteht darin, dass das W-9 Formular vom Zahlungsempfänger ausgefüllt wird, während das 1099-Formular vom Zahlungspflichtigen ausgefüllt und eingereicht wird. Die Zahler sammeln die W9 Formulare, um Informationen von den Zahlungsempfängern zu sammeln, damit diese Informationen in die 1099-Formulare eingetragen werden können. Die Zahler verwenden das 1099-Formular, um das an den Zahlungsempfänger gezahlte Einkommen zu melden.
W-9 im Vergleich mit W-2
Ein W-9 Formular wird von einem externen Arbeitnehmer, z. B. einem Auftragnehmer, ausgefüllt, um Informationen für den Arbeitgeber bereitzustellen. Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, ihren Mitarbeitern ein IRS-Formular W-2 auszuhändigen, und es steht ihnen frei, W2-Formulare von Webseiten Dritter zu generieren, wenn diese korrekt sind. Wenn Sie als Nicht-Angestellter für ein Unternehmen arbeiten, werden Sie diesem wahrscheinlich Ihr ausgefülltes W9 Steuerformular übergeben.
W-9 im Vergleich mit W-4
Auftragnehmer oder andere Selbstständige füllen das W-9 Formular aus, um ihre Steueridentifikationsnummer (TIN) und andere Steuerinformationen anzugeben. Das W-4-Formular wird von Angestellten eines Unternehmens ausgefüllt, um ihrem Unternehmen mitzuteilen, wie viel Bundeseinkommensteuer sie von ihrem Lohn einbehalten müssen.
Schlussfolgerung
Dieser Artikel enthält eine umfassende Einführung in das W-9 Formular, so dass Sie wissen, was es ist, wofür es verwendet wird und wie Sie es ausfüllen. Um das Formular auszufüllen, brauchen Sie keine Software von Drittanbietern, sondern können dies direkt in Ihrem Browser tun. Um Ihr W9 Formular 2024 zu unterschreiben und mit einem Datum zu versehen, können Sie den SwifDoo PDF Editor verwenden.
FAQs
Q：Ist das W9 Formular obligatorisch?
Q：Was passiert, wenn ich das W9 Formular nicht ausfülle?
Q：Was passiert, wenn Sie ein W9 Formular falsch ausfüllen?
Q：Muss ich mein W9 Formular an die IRS melden?
Q：Hat das Ausfüllen eines W-9 Formulars Auswirkungen auf meine Steuern?
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