Herkömmlich besteht die einzige Möglichkeit, eine Datei zu unterschreiben, darin, den Namen auf Papier zu schreiben. Wenn ein Dokument mehrere Unterschriften erfordert, ist es sehr zeitaufwändig und mühsam, diese einzuholen.
Jetzt gibt es jedoch elektronische Signaturen, die das ganze Verfahren vereinfachen. Mit elektronischen Signaturen können Sie digitale Dateien in wenigen Sekunden unterschreiben, ohne sie wiederholt ausdrucken oder faxen zu müssen.
Was sind elektronische Signaturen?
Elektronische Signaturen, auch bekannt als E-Signaturen, sind eine Möglichkeit, Ihren Namen auf elektronische Dokumente zu schreiben. Mit einer elektronischen Signatur können Sie auf einem Touchscreen mit Ihrem Namen elektronisch unterschreiben. Elektronische Signaturen sind die beste Alternative zu handschriftlichen Unterschriften, und sie sind außerdem legal und sicher.
Wofür werden elektronische Signaturen verwendet?
E-Signaturen können tatsächlich in allen Branchen eingesetzt werden. Sie können sie bei jeder erdenklichen Gelegenheit verwenden, bei der eine Unterschrift erforderlich ist. Sie sind sowohl für den geschäftlichen als auch für den privaten Gebrauch gedacht. Elektronische Signaturen gibt es für Schecks, juristische Dokumente, Verträge und alle Dateien, wo es wichtig ist, mit Ihrem Namen zu unterschreiben. Wenn Sie eine Datei mit einer elektronischen Signatur unterschreiben, bedeutet dies, dass Sie mit dem Inhalt der Datei einverstanden sind und die Verantwortung dafür übernehmen.
Die Vorteile elektronischer Signaturen
Kennen Sie die Vorteile von elektronischen Signaturen? Verglichen mit traditionellen handschriftlichen Unterschriften haben elektronische Signaturen unzählige positive Aspekte. Ich habe in diesem Teil einige wichtige Merkmale elektronischer Signaturen aufgeführt. Schauen wir sie uns an!
- Höhere Effizienz
Das Unterschreiben von Dokumenten ist repetitiv und daher langweilig, aber es ist ein wesentlicher Bestandteil bei der Arbeit. Mit elektronischen Signaturen können Sie jede Datei innerhalb weniger Sekunden unterschreiben. Normalerweise müssen Sie die Datei erst heraussuchen, ausdrucken, mit Ihrem Namen unterschreiben und anschließend per Post oder Fax versenden. Wenn Sie jedoch elektronische Signaturen verwenden, brauchen Sie nur noch das Dokument zu öffnen, es zu unterschreiben und auf die Schaltfläche "Senden" zu klicken. Auf diese Weise können mindestens 80 % der Zeit für andere Aufgaben eingespart werden.
- Fernarbeit
Mit elektronischen Signaturen können Sie auch aus der Ferne arbeiten. Wenn beispielsweise eine Datei 2000 Kilometer entfernt auf Ihre Unterschrift wartet, muss das Dokument zuerst per Post/Fax an Sie geschickt werden, damit Sie es unterschreiben und dann per Post/Fax an den Empfänger schicken können. E-Signatur-Tools hingegen unterstützen Sie dabei, Dateien online zu unterschreiben und sie in wenigen Sekunden per E-Mail zu versenden.
- Geringere Kosten
Im Gegensatz zu handschriftlichen Unterschriften brauchen Sie kein Papier zum Ausdrucken der Dokumente. Die Verwendung elektronischer Signaturen kann die Kosten für Druck und Versand enorm senken. Auch wenn die Kosten für ein Stück Papier vielleicht nicht der Rede wert sind, was ist, wenn es sich um Tausende von Seiten handelt? Ganz zu schweigen davon, dass Sie Mitarbeiter brauchen, um alle Dateien zu verwalten.
- Erhöhte Sicherheit
Elektronische Signaturen sind fast unmöglich zu fälschen, und Signatur-Tools können dazu beitragen, dass Ihre Dateien nicht von Unbefugten geöffnet oder weitergegeben werden können. Darüber hinaus lassen sich elektronische Signaturen, insbesondere digitale Signaturen, nur schwer von einem Dokument entfernen. Sie verhindern auch, dass Dateien gestohlen oder physisch beschädigt werden.
- Umweltschutz
Es ist allgemein bekannt, dass Papier aus Bäumen hergestellt wird. Für die Herstellung von Papier mussten früher Bäume gefällt werden. Das heißt, je weniger Papier Sie verwenden, desto mehr Bäume werden geschützt. Sie haben sicher schon gewusst, wie wichtig Bäume für die globalen Ökosysteme sind. Sie liefern Sauerstoff, speichern Kohlenstoff, stabilisieren den Boden und so weiter. Deshalb ist es wichtig, so wenig Papier wie möglich zu verwenden.
Software-Empfehlung: E-Signatur zu PDF hinzufügen
Im Folgenden werden drei professionelle E-Signatur-Tools vorgestellt. Je nach Ihren Anforderungen können Sie das am besten geeignete auswählen. Lesen Sie weiter und finden Sie es heraus!
DocuSign
DocuSign ist eins der beliebtesten E-Signatur-Tools. Es deckt fast alle Funktionen ab, die Sie für die Erstellung elektronischer Signaturen benötigen. Als Experte für E-Signatur-Tools klassifiziert DocuSign Dokumente automatisch nach ihrem Status, so dass Sie fast abgelaufene Dateien sehr schnell signieren können.
HelloSign
HelloSign ist eins der am meisten begrüßten Produkte von Dropbox. Es ist im Web, für iOS und Android verfügbar, und kann so die Bedürfnisse von fast jedem erfüllen. Und was noch wichtiger ist: HelloSign lässt sich in viele Tools integrieren, die Sie kennen und verwenden, wie Dropbox, Gmail, Salesforce und so weiter. Um genau zu sein, können Sie mit HelloSign elektronisch unterschreiben und die Dateien mit ein paar Klicks über Gmail versenden. Diese Funktion ist hilfreich und macht es für Sie noch bequemer.
SwifDoo PDF
Wenn Ihre Dateien in Form von PDFs vorliegen, benötigen Sie ein spezielles Tool, um sie zu bearbeiten oder ihnen elektronische Signaturen hinzuzufügen. Von allen PDF-Tools ist SwifDoo PDF das am meisten empfohlene. Mit der Funktion "Fortgeschritten" können Sie eine PDF-Datei problemlos elektronisch signieren. Es gibt drei Möglichkeiten, mit SwifDoo PDF elektronische Signaturen hinzuzufügen: Hochladen von Bildern, Texteingabe und direkte Handschrift. Außerdem dient es auch als PDF-Signaturentferner. Darüber hinaus bietet SwifDoo PDF eine 30-tägige kostenlose Testversion für neue Benutzer an, was für einen Anfänger ausreicht, um sämtliche Funktionen gründlich zu testen.
Zum Ende
Durch die Einführung elektronischer Signaturen als Ersatz für herkömmliche handschriftliche Unterschriften lässt sich die Effizienz in allen Branchen erheblich steigern und die Kosten können effektiv kontrolliert werden. Auch wenn es nur ein kleiner Schritt im gesamten Arbeitsablauf zu sein scheint, so ist er doch sicher sinnvoll!
Niemand würde es ablehnen, produktiver zu sein! Machen Sie mit elektronischen Signaturen den ersten Schritt!
Sascia