Sie leiten ein externes Team und haben Probleme mit einer schnellen, nahtlosen Zusammenarbeit bei Ihren Projektdateien und Dokumenten? Sind Sie auf der Suche nach einem funktionalen, benutzerfreundlichen und preisgünstigen Dateiverwaltungstool, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Entspannen Sie sich. Lassen Sie uns die Arbeit für Sie erledigen und helfen Sie uns, die richtige Wahl zu treffen.

Im digitalen Zeitalter geht die Datenverwaltung über die Erstellung und Speicherung von Daten in Form von haufenweise Papierakten hinaus.

Da heute Millionen von Teams und Fachleute aus der Ferne arbeiten und dies wahrscheinlich auch in Zukunft tun werden, haben digitale Tools zur Dateiverwaltung die traditionellen, zeitraubenden Methoden der Zusammenarbeit bei wichtigen Dateien und Dokumenten ersetzt – E-Mail Verkehr, Scannen, Fax, Post usw.

Lesen Sie jetzt, was digitale Tools für die Dateiverwaltung und die Zusammenarbeit sind, wie wichtig sie sind und welche Lösungen für Projektteams jeder Größe in verschiedenen Branchen am besten geeignet sind.

Dokumentenmanagement-Statistiken, die Sie kennen sollten

• Dokumentenprobleme sind für 21,3 Prozent Produktivitätsverlust verantwortlich

• 7,5 Prozent aller Papierdokumente gehen verloren

• 77% der Geschäftsinhaber möchten aus der Ferne auf Dateien zugreifen

Quelle: (https://recordstorage.com/3-document-management-statistics-for-your-organization/)

Was ist ein Dateiverwaltungstool?

Mit einem Dateiverwaltungstool können Sie alle Ihre digitalen Dateien und Dokumente bequem an einem Ort erstellen, speichern, organisieren und gemeinsam bearbeiten.

Anstatt eine Fülle von Aktenschränken und riesige Mengen an Papier zu verwalten, können Sie mit cloudbasierten Dateiverwaltungstool von überall, auf jedem Gerät und zu jeder Zeit auf all Ihre digitalen Unterlagen zugreifen und diese verwalten.

Jedes Unternehmen würde von einer effizienten Dateiverwaltungssoftware profitieren, um einen reibungslosen Ablauf und eine höhere Produktivität zu gewährleisten. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die fünf besten Softwarelösungen für die Dateiverwaltung vor, die in der heutigen flexiblen, dynamischen Arbeitsumgebung zur Verfügung stehen.

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Fünf der besten Dateiverwaltungstools für Unternehmen

  1. SwifDoo PDF

Aufgaben im Zusammenhang mit PDF-Dateien können eine Menge Zeit- und Arbeitsprobleme verursachen, aber SwifDoo PDF beseitigt sie für immer.

SwifDoo PDF ist ein umfassendes PDF-Tool, mit dem Sie PDF-Dokumente einfacher und schneller erstellen, konvertieren, zusammenführen, komprimieren und signieren können. Dieses hocheffiziente Tool zur Dateiverwaltung verfügt über ein intuitives Design und nützliche Bearbeitungswerkzeuge, welche die Bearbeitung von PDF-Dokumenten und deren Konvertierung in gängige MS Office-Formate vereinfachen.

Im Gegensatz zu anderer PDF-Software verbraucht SwifDoo PDF nur 20 MB Speicherplatz, daher geht das Herunterladen und Öffnen von PDF-Dateien blitzschnell. Mit SwifDoo PDF müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass Ihre sensiblen und vertraulichen Daten nach außen dringen könnten. Sie erhalten einen zweistufigen Passwortschutz, differenzierte Berechtigungen und eine rechtsverbindliche elektronische Signatur.

Die wichtigsten Funktionen zur Dateiverwaltung sind:

  • PDF bearbeiten
  • PDF konvertieren
  • PDF zusammenführen
  • PDF komprimieren
  • PDF erstellen und mit Anmerkungen versehen
  • E-Signieren
  • Zusammenführen
  • PDF schützen

Preise: Das Monatsabonnement kostet $20 für 1 Endgerät pro Plan, während das Jahresabonnement für $3,45 pro Monat für 2 Endgeräte pro Plan berechnet wird.

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  1. ProofHub

ProofHub ist eine benutzerfreundliche, hochfunktionale SaaS-basierte Software für Arbeitsmanagement und Teamzusammenarbeit mit einem leistungsstarken integrierten Dateiverwaltungstool, das es weit verstreuten Benutzern ermöglicht, alle Dateien und Dokumente hochzuladen, zu zentralisieren und zu organisieren und von überall aus effektiv zusammenzuarbeiten. ProofHub ermöglicht die Integration mit anderen beliebten Dokumentenverwaltungsanwendungen von Drittanbietern wie Dropbox, Google Drive, OneDrive und Box, so dass Sie Dateien aus diesen Anwendungen direkt in Ihr Konto hochladen können.

ProofHub erleichtert auch die schnelle Zusammenarbeit an Ihren Dateien für eine einfache Überprüfung und Korrektur durch Markup-Tools, das Anhängen von Dateien und Dokumenten an Aufgaben und Diskussionen, das Teilen von Dateilinks und das Hinzufügen von Kommentaren. Neben der gemeinsamen Nutzung von Dateien können Sie die zahlreichen Funktionen von ProofHub nutzen, um verschiedene Aspekte Ihrer Arbeit zu verwalten, z. B. Aufgabenmanagement, Zeiterfassung, Projektplanung, Berichterstellung, Erstellung von Notizen und vieles mehr.

Zu den wichtigsten Funktionen der Dateiverwaltung gehören:

  • Dateiversionierung
  • Freigabe von Dateiverknüpfungen
  • Herunterladen von mehreren Dateien, Ordnern und Unterordnern auf einmal
  • Hochladen von Dateien per E-Mail
  • Erweiterte Suche
  • Dateivorschau und Korrekturlesen

Preisgestaltung: ProofHub bietet Pauschalpreise an, die eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern zulassen. Der voll ausgestattete Ultimate Control Tarif kostet $89 pro Monat bei jährlicher Abrechnung.

  1. eFileCabinet

eFileCabinet ist ein umfassendes Dateiverwaltungs- und Workflow Automatisierungstool, das kleinen und mittleren Unternehmen hilft, den Zeitaufwand für Papierkram zu reduzieren und sich mehr auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Dieses umfassende System zur Verwaltung von Geschäftsdokumenten verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche und zeichnet sich durch Versionskontrolle, gemeinsame Nutzung von Dateien sowie Funktionen zur Aufbewahrung von Dokumenten und zur Einhaltung von Vorschriften aus.

Das Tool bietet unbegrenzten Speicherplatz, einen automatischen Cloud-Sicherungsdienst und eine umfangreiche Vorlagenbibliothek. Die Funktionen sind auch für neue Anwender recht einfach zu bedienen, und das robuste Set von mehreren Verwaltungstools ermöglicht es Administratoren, verschiedene Berechtigungen für die Mitarbeiter festzulegen. Leistungsstarke Funktionen wie E-Mail-Import, Workflow, OCR, sichere Dateifreigabe und eSignaturanfragen sind alle auf einer Plattform verfügbar.

Zu den wichtigsten Funktionen der Dateiverwaltung gehören:

  • Sowohl Online- als auch Desktop-Lösungen
  • Aufbewahrung von Dateien
  • Schnelles Hochladen
  • Integration von externen Programmen
  • Warnungen
  • Rollenbasierte Sicherheit

Preisgestaltung: Kontaktieren Sie eFileCabinet für Preispläne.

  1. PaperSave

PaperSave ist eine beliebte Lösung für Dateiverwaltung, elektronische Arbeitsabläufe und Rechnungsautomatisierung für Unternehmen jeder Größe und in verschiedenen Branchen. Mit dem Tool können Sie Geschäftsprozesse mit elektronischen Arbeitsabläufen rationalisieren und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter erheblich steigern, während Sie gleichzeitig Zeitverluste reduzieren.

PaperSave ist ein benutzerfreundliches Werkzeug, das über seine führenden ERP- und CRM-Lösungen eine breite Palette von Methoden zur Dokumentenerfassung direkt über die Benutzeroberfläche unterstützt. Seine intelligente OCR-Engine (Optical Character Recognition / Optische Zeichenerkennung) unterstützt sofort neue Dokumentenformate, und die intuitive Suchfunktion erleichtert das Auffinden von Dokumenten und spart Ihnen wertvolle Zeit.

Zu den wichtigsten Dateiverwaltungsfunktionen gehören:

  • Modernste Dokumentenerfassung
  • Konsistente Arbeitsabläufe
  • Hochmoderne Suche
  • Zuverlässige Sicherheit und Auditing
  • Nahtlose Integration mit Anwendungen von Drittanbietern
  • Konsistente Arbeitsabläufe

Preisgestaltung: Kontaktieren Sie PaperSave für Preispläne.

  1. Templafy

Templafy ist eine Dateiverwaltungs-Plattform der nächsten Generation, mit der Mitarbeiter schneller leistungsstarke Geschäftsdokumente erstellen können. Dieses effiziente Dateimanagement-Tool organisiert und speichert alle Geschäftsdokumente in einer leicht zugänglichen, zusammenhängenden Bibliothek, in der Anwender mit anderen zusammenarbeiten und Änderungen in Echtzeit verfolgen können.

Templafy ist eine intelligente Software, welche die Erstellung wichtiger Dokumente wie NDAs, HR-Verträge und E-Mails an den Kundenservice automatisiert. Sie bietet Anwendern die Möglichkeit, eine breite Palette von Geschäftsdokumenten mit Hilfe von benutzerdefinierten Vorlagen zu erstellen und hilft, blinde Flecken bei Metadaten und Klassifizierungsproblemen in allen Unternehmensdokumenten zu beseitigen.

Zu den wichtigsten Funktionen der Dateiverwaltung gehören:

  • Automatisierung von Dokumenten
  • Verwaltung von Dokumenten
  • Verwaltung von E-Mail Signaturen
  • Verwaltung von Vorlagen
  • Vereinfachte Dokumentenbearbeitung
  • Automatisierte Zusammenstellung von Dokumenten
  • Engagement und Nachverfolgung

Preisgestaltung: Kontaktieren Sie Templafy für Preispläne.

Schlusswort

Denken Sie daran, dass es nicht darum geht, die beste, sondern die richtige Dateiverwaltungssoftware für Ihr Unternehmen zu wählen. Das richtige Werkzeug ist dasjenige, das Ihre Anforderungen an die Dokumentenverwaltung perfekt erfüllt, ohne dass es für Ihre Teammitglieder zu kompliziert und überwältigend wird.

Es kann Ihrem Unternehmen helfen, organisierter, produktiver und zeiteffizienter zu werden und gleichzeitig den Papierverbrauch sowie die Kosten für Lagerung und Sicherheit deutlich zu senken.

Bei so vielen Optionen kann die Wahl des Werkzeugs, das für Sie am besten geeignet ist, eine entmutigende Aufgabe sein. Deshalb haben wir uns entschieden, die Dinge mit der oben genannten Liste zu vereinfachen.

Die aufgelisteten Werkzeuge gehören zu den besten Dateiverwaltungsanwendungen und bieten eine Reihe von Funktionen, die den unterschiedlichen Anforderungen von Teams in verschiedenen Branchen in Bezug auf Dateifreigabe, Organisation und Zusammenarbeit gerecht werden.

Oliver

Columnist